Günümüzde muhasebe işlemleri de dahil olmak üzere birçok işlem elektronik ortamda yapılabiliyor. Özellikle ticari yazışmalarda öne çıkan elektronik posta kullanımında zaman zaman sorunlar yaşanabiliyor. Standart elektronik postalar, ticari yazışmalar yapılırken bazı problemlere neden olabiliyor. Örneğin bu elektronik posta adreslerinden yapılan yazışmaların taraflardan biri içeriğin kendisine ait olmadığını söyleyebiliyor. Bu nedenle ticari yazışmalarda kullanılabilecek daha güvenli bir elektronik posta adresi biçimi arayışına gidildi. İşte Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) da bu ihtiyacın giderilmesi amacıyla ortaya çıktı ve geliştirildi.

Yaptığı iş ve çalıştığı sektöre bağlı olarak bazı mükelleflerin Kayıtlı Elektronik Posta kullanmaları kanunen zorunlu kılındı. Bu yazımızda Kayıtlı Elektronik Posta almak zorunda olan mükellefler hakkında bilgi vereceğiz. Mevzuat bu konuda bir her ne kadar kesin bir tanımlama yapmış olmasa da 19 Ocak 2011 tarihli ve 27821 sayılı Resmi Gazete’de; anonim, limitet ve sermayesi paylara bölünen komandit şirketler için elektronik tebligat zorunluluğu getirildiğini ortaya koyuyor. Ancak bunun söz konusu şirketler tarafından yapılabilmesi için Kayıtlı Elektronik Posta adresi edinmeleri gerekiyor. Yani KEP kullanımı bu şirketlere açıkça olmasa da pratikte zorunlu hale getirilmiştir. Söz konusu mevzuata uyabilmek için bu şirketlerin Kayıtlı Elektronik Posta almaları şarttır. Mevzuatta belirtilmeyen ve bu kriterlere uymayanların ise KEP almalarına gerek yoktur.

Kayıtlı Elektronik Posta nasıl alınır?

Kayıtlı Elektronik Posta almak için piyasada birçok seçenek bulunur. Buradan istediğiniz entegratörü tercih edebilirsiniz. Ayrıca dilerseniz, PTT Merkez Genel Müdürlüklerinden üzerinde TC kimlik numaranızın olduğu herhangi bir belgeyle ve Kayıtlı Elektronik Posta Ön Başvuru Formu ile başvurarak, KEP adresi almanız mümkün.

Kayıtlı Elektronik Posta kullanımının yararları

Kayıtlı Elektronik Posta kullanmanın standart elektronik posta adresi kullanmaya oranla birçok faydası var. Bu faydaları şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Yazışma zamanınızı ve yazışmaların karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığını kesin bir şekilde bilirsiniz.
• Yazışmalar oldukları gibi korunur. Üzerlerinde herhangi bir değişiklik yapılamaz
• Yazışmalar elektronik imza sayesinde güvence altına alınır. Yazanların kimlikleri kesin olarak açıktır, inkar edilemez.
• Ticari yazışmalarınız Kayıtlı Elektronik Posta sayesinde hukuki belge niteliği kazanır. Mahkemelerde kesin delil olarak kabul edilir.